在当今全球化的商业环境中，企业规模不断扩张，国际贸易持续增长，供应链管理已成为企业不可或缺的核心业务流程，管理复杂度也日益加劇。
随着采购规模的骤然增加，如何精准、高效地识别优质供应商，并持续做好关系维护，成为企业获取高质量产品和服务的关键。
在供应商管理的实际操作中，大量供应商数据分散于电子邮件、即时通讯、办公自动化系统和企业资源规划系统等平台，未能为采购决策提供充分的依据。
本文将全面总结供应商管理工作的范围、遇到的难题，以及如何构建科学的数字化、流程化、体系化的管理体系，助力企业快速实现供应链的优化升级之路。
供应商管理是指企业对其供应链中的供应商进行有效的管理和协调过程。
它涵盖与供应商的合作、沟通、评估和监督，以确保供应链的平稳运作和企业的持续发展。主要包括以下内容：
1、供应商寻源与筛选
寻找具有潜力的供应商，通过多种渠道收集供应商信息。根据既定的标准和要求对潜在供应商进行初步筛选。
2、供应商评估与审核
全面评估供应商的资格、生产能力、技术水平、质量控制体系和财务状况；实地考察供应商的工厂、设施和管理流程；定期审核合作供应商的表现，确保其始终符合要求。
3、合同管理
与供应商协商并签订合同，明确双方的权利、义务和职责；监控合同执行情况，处理合同变更和纠纷。
4、成本管理
与供应商协商价格，争取有利的采购成本；分析采购成本构成，探索降低成本的机会。
5、质量管理
制定质量标准和检验程序，确保供应商提供的产品或服务符合质量要求；协助供应商提升质量控制体系，提高产品或服务质量。
6、交付管理
监督供应商的交付进度，确保按时交付；处理交付过程中遇到的问题，例如延迟交付、物流问题等。
7、关系维护和发展
与供应商保持良好的沟通与合作关系，解决问题和冲突；共同探索合作机会，促进长期合作和共同发展。
8、风险管理
识别供应商方面存在的潜在风险，如供应中断、质量问题、财务风险等；制定应对风险的策略和应急预案。
9、绩效评估
设定供应商绩效指标，如质量、交付、价格、服务等；定期评估供应商绩效，根据评估结果采取相应措施，如奖励优秀供应商、辅导改进表现不佳的供应商或终止合作。
10、供应商数据库管理
建立和维护供应商数据库，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等；利用数据分析供应商的表现和发展趋势，为决策提供支持。
如果供应商管理不善，可能会导致以下问题：
1、延迟交付：当自家公司订单不足或体量不够时，供应商往往会将针对自己的出货优先级降低。
给出不切实际的交期、轻易延期交货，甚至某些时候我方催货，对方还会以订单数量过少为由，难以安排生产。
2、过高的供货总成本：谈判时很难获得市场同等或较低的价格，好不容易谈妥后，在包装、运输、装卸等环节又会提高费用，导致总成本居高不下。
3、不稳定的质量：产品质量需要反复确认，许多供应商容易出现供货质量不稳定，需要返修，浪费时间并延误交付。
4、信息同步不及时：这里的更新不仅指产品款式更新、供货价格更新，还包括公司联系人更新、公司新品资质更新、公司新品发布邀请等，供应商在不断更新信息，但未能及时同步给企业。
供应商管理必不可少，如何实现科学管理呢？简言之，就是对供应商进行系统化、流程化的管理。
1、搭建规范、统一的供应商数据库
该数据库包含供应商的基本信息、类别、等级、特性描述、产品概述以及供应商交互信息等。构建原则主要有 2 个：一是整合，包括注册、评估、招标、合同、付款等多个维度的信息整合，确保供应商信息的完整性；二是细分，以供应商生命周期阶段、产品品类、协同状态三个核心维度进行细分，满足采购决策的需求。
2、明确业务目标和供应商选择标准
在开始供应商管理之前，需要明确所有的业务目标，包括采购量、交付周期、品质、服务、成本等。这些目标必须明确、可衡量、可追踪，且与公司的总体战略目标保持一致。
采购需要根据业务目标，确定供应商的选择标准，如供应商的声誉、质量、价格、交付能力、服务水平等。这些标准应当是客观的、可量化的，且能够反映供应商的实际表现。
3、实现流程标准化
这里的标准化有 2 个维度：一是标准流程，二是按标准执行，二者都非常重要。
举例来说，采购跟单下单给供应商，但没有与供应商确认产品细节，供应商按照自己的理解和标准生产，交货时才发现不符合我方标准，具体细节不到位，这是典型的有标准流程，却没有按标准执行。
许多外企的标准流程都有清单，不仅为自己制定清单，还有给供应商的 VI/WI 清单，要求供应商完全按照自己的标准执行，避免其自行发挥的空间。
4、供应商分类分级
供应商选择是采购人员至关重要的决策，采购人员需要建立供应商管理策略，分组评定供应商的过去绩效（品质、交付、降本、技术支持及服务），实现供应商整合，汰劣留优，与战略和优秀供应商建立长期合作关系，在价格、绩效、交付以及管理流程等方面获得更优权益。
5、建立定期供应商绩效评估机制
定期评估供应商的绩效，包含交货时效性、质量合格率、服务满意度等方面。评估结果应作为供应商管理的重要依据，用于调整供应商的管理策略和合同条款。
请注意，评估必须包括奖励和处罚。评估体系再详尽，如果没有奖励和处罚，最终也只能沦为敷衍了事的流水账。我们整理了一些绩效应用场景，供大家参考：
份额调整：对于履约评估得分低的供应商，可直接调整合作份额，并将其份额分配给履约能力更强的供应商；
供应商引入：在新的采购项目中，可将历史评估得分代入评审，或为评级较高的供应商给予加分，或预留一定份额给优秀供应商，提升供应商资源池的品质；
付款政策：可针对评级较高的供应商给予付款政策上的支持，如提高首付款比例、缩短付款账期等；
合作便利：如对优秀供应商免收投标保证金、履约保证金等，或实施到货免检或减少验收频次等；
其他：如对优秀供应商开展战略合作、技术交流、联合研发等；
供应商管理与供应链质量息息相关，许多企业一直在探索更有效、更科学的管理方式。支出宝团队认为，在数字时代，运用数字化的供应商管理工具能事半功倍。
目前，稍有规模的企业通常拥有数百至数千供应商，一套系统通常会影响上百，甚至上千家企业，而一个好的数字化系统能带来业务规范化、整体效率提升，甚至产业升级。
支出宝数智采购系统拥有一套成熟、专业的供应商管理解决方案，助力企业建立系统化、规范化的供应商管理流程，将供应商准入、资质、订单、交付、货运、质量、绩效等碎片化信息进行关联集成，以结构化的形式呈现，全面掌握供应商的经营状况、供应能力和服务能力。
与此该系统还可以改变传统的线下沟通模式，让供应商与企业在平台上同时协作，信息实时同步。供应商可在平台上注册、填写资料、发起审批、查看订单/报表、上传货运信息，发起对账等，从被动配合转变为主动协同。
在分类分级方面，系统支持品类标签和多维度筛选，如品类、地区、协同状态等。还支持企业自定义供应商生命周期阶段，并根据生命周期调整对应的业务权限，精细化管理供应商，实现快速筛选和全局掌控。
系统还支持供应商自动更新分级管理，将【绩效评估】与【供应商分级信息】关联起来。采购可以定期设定评估供应商绩效的模板，并邀请相关评分人员在线评分。评估完成后，生成评估报告并通过审批，系统会自动更新【供应商分级信息】，完成分级更新，构建更专业的供应商考评体系和应用机制。
而对于管理人员来说，数智采购系统还可以提供业务报表、数据分析和供应商管理情况。只需打开系统后台，即可查看各项业务数据报表，清晰展示企业运营管理状况，为战略决策提供参考依据。
在数字时代，借助数字化管理技术，企业可以克服供应商管理相关的挑战，增强供应商管理的针对性，简化供应商运营，提高效率、沟通和协作，改善质量控制，并为客户提供更好的服务。
采购学问浩如烟海，支出宝将持续关注企业数智采购支出管理需求，不断创新，通过将强大的技术和团队采购经验实践相结合，形成可实践、可落地的管理模板和工具，为企业提供更专业化的 Know-how 解决方案，赋能企业采购管理，助力企业在不确定的市场环境中，快速建立优势壁垒，持续前行。