洞察对方的沟通方式
通过传真沟通，我们可以通过传真内容窥探对方的沟通方式和做事风格。
如果传真内容清晰明了，重要信息一目了然，则表明对方值得信赖和信赖。无论是工作面试还是合作项目，通过传真也能获得很多有价值的信息。
相反，如果传真内容冗长繁复，缺乏重点，甚至遗漏联系方式、日期和会议地点等关键信息，甚至出现接收方姓名错误，则需要格外留意，因为这种沟通方式往往会带来后续的麻烦。实质上，通过阅读一页传真，我们可以大体把握对方的业务处理能力和性格特点，为后续沟通和合作奠定良好的基础。自运用传真接受委托以来，我对于后续的应对方案有了更为精准的把握。
有人可能会认为，通过传真内容评价他人过于片面，有失礼貌。无论是以电话还是传真交流，我们都会在不知不觉中对对方产生一定的判断，而传真不过是以明晰的方式将这种判断表现出来而已。两者的区别在于，电话可以通过语调和言辞掩饰一些信息，传真则很难做到这一点。
从另一个角度来看，掌握"如何写传真"作为商务礼仪的一部分是必不可少的。希望企业可以将"如何写传真"与"如何打电话"并列纳入员工培训课程中。
传真用纸透视发件人的作风
传真发送操作简便
很多人可能会认为，“用电话沟通就可以解决的事情，却要逐一写下来发送传真太麻烦了”。不可否认，传真确实存在这样的弊端。
如果事先准备并复制如上页所示的传真用纸，在该用纸上只填写必要信息，并不会花费太多时间和精力。由于我们无需逐一填写发件人姓名、号码等，因此相对轻松快捷。在企业传真中，这种用纸被广泛使用。即便如此，仍有部分企业传真全文手写，且未注明发件人号码等信息，甚至难以辨认。只要制作一份传真，即可通过复制制作出多份，因此建议立即制作一张这样的传真用纸。
传真用纸还可以随身携带，想到联络事项时随时记录在纸上，随后统一查找传真号并发送，这是一种“当下主义”。
对于会操作文字处理机的用户，还有一种更简便的方法——事先输入模板文件的格式，只需更改收信人姓名、日期和内容等即可立即生成文档。无需专门制作（书写的）格式，可以将实际通信中比较典型的信息保存起来，再稍加修改即可。由于无需逐一输入寒暄语，因此在很多情况下，传真比电话更为省时。如果对方是需要反复联系的对象，操作就更加简单了。只需取出上次联系的文件，由于上面已经填写了收信人姓名和联系方式，因此这一次只需修改内容即可。
如果我们使用电子邮件传真发送服务或传真调制解调器，就不必逐一打印到纸张上，我们可以直接通过电话线传输个人电脑中的文件，这样效率更高。
每天需要联系10件事项以上的人可能会完全依赖于使用传真的联系方式。不过情况可能会因人而异，但如果电话需要5分钟才能解决的事情，采用这种方式，几十秒即可处理。如果我们每天有10个联系事项，那么每天就可以节省约一个小时，一年就可以节省几百个小时。如果换算成工作日，就能节省出一个月的以上的时间，这是一个非常大的优势。
我们还可以使用这种方式预订海外旅行时的酒店。无论你在多少个地方住宿，只需修改一下日期和地址，就能非常方便地做出几十份咨询信，并发送出去。有时我们用电话可能一天都做不完的事情，用传真30分钟就能解决。