本文讨论的“采购”涵盖了企业内部从事采购工作的人员、岗位、部门和职能等多个层面。
企业作为一个整体运营系统，内部将从供应商处获取的资源经过一系列转化，最终向客户提品或服务。简言之，企业既有输入也有输出，销售部门负责将产品或服务推向市场，而采购部门则负责从外部获取资源。如今，许多企业正面临一个新常态，即“上游成本不断上涨，下游价格却难以上调”，为了应对这种局面，企业逐渐将关注焦点从单纯的“销售”转向了更加全面的“销售+采购”的双向管理。在这一背景下，企业越来越要求采购人员能够回答“为什么选择这个供应商？为什么是这个价格？”等关键问题，并能够通过合同控制风险，利用谈判实现双赢（宫迅伟老师的总结）。要回答这两个问题并达到这两个目标，必然需要具备专业的采购技能。本文将从六个方面探讨采购专业化的必要性。
一、采购过程的复杂性
采购流程本身非常复杂，涵盖了从“采购申请、询价比价、内部审批、签订合同、发出采购订单、收货、付款”等多个环节。在每一个环节，采购人员都需要与不同的部门和供应商进行协调。比如，采购申请通常需要与使用部门对接，这些使用部门包括生产、研发、设备、后勤等；询价比价则需要与供应商进行交流，而在大宗采购时，还可能需要通过招标形式来选择供应商；内部审批环节需要与各个部门的主管及高层管理人员进行沟通，解答他们的疑问；签订合需要与供应商和法务部门密切配合，确保合同条款既能防范风险，又不因法律限制难以执行；在订单发出后，还需要与供应商和计划部门对接，以确保采购数量和交付日期的合理性。除此之外，收货环节涉及与仓库的对接，确保按时、按量、按质地将货物入库，付款环节则需要与财务部门合作，确保按时支付货款。
实际上，采购流程远比上述简单描述的流程要复杂得多。根据具体情况，每个环节可能会有所调整，甚至会增加新的步骤。例如，当企业面临多个供应商时，在发出采购订单之前，采购部门需要考虑如何合理分配订单量；而当订单发出后，还可能需要等待供应商确认承诺，如果出现无法按时交付或数量不足的情况，采购部门可能还需要在多个供应商中进行二次调整。
针对这些复杂的环节，采购部门是否选择单人负责制或是分工协作制，需要根据具体的业务场景来决定。某些情况下，如在产品研发的项目运作中，一人负责整个采购过程可能更为高效。
二、品项繁杂
采购的核心任务是为企业从外部获取所需的各类资源，通常包括物料和服务两大类。而每一类资源中，又包含了不同的具体品项。企业采购的物料和服务种类繁多，数量、金额、采购频次及难度各异，如何进行有效的分类管理显得尤为重要。常见的管理方式是采用ABC分类法，根据品项的采购价值、频次、重要性等维度进行划分，从而进行有针对性的品类采购。
不同品项的采购需求差异巨大，供应商的选择和管理方式也各不相同。例如，对于物料供应商和服务供应商，尽管两者都需要满足质量、成本、交货期等方面的要求，但管理重点却有所不同。对于原料供应商，通常会侧重于结果的评价，而对于代工生产等服务型供应商，更注重的是过程管理。某些知名企业，尽管没有自己生产的工厂，但却对供应商的生产过程质量控制极为严格，以确保最终产品的质量和供应链的稳定性。
近年来，间接物料采购外包，尤其是MRO（Maintenance, Repair, and Overhaul）行业的迅速发展，也为企业带来了新的采购品项和管理挑战。如何选择合适的MRO服务商、如何评估外包效果、如何管理外包供应商等，都会增加采购管理的难度。
三、定价的困难
确定采购价格是采购工作中的一个重要环节。尽管“货比三家”是常用的定价策略，但它并非在所有情况下都有效。如果不同供应商提供的产品或服务质量、服务水平、交货期等存在较大差异，单纯的价格对比就不再是一个可靠的决策依据。如果供应商之间存在价格默契，那么“货比三家”策略也可能无效。
影响采购价格的因素极其复杂，除了质量、服务、交货期、市场竞争等因素外，供应商的生产成本、采购数量、付款条件、汇率波动等也会直接影响价格。对于采购人员来说，搞清楚供应商的成本构成是一个极其复杂的过程。供应商的成本往往包括原材料、人工、制造费用、财务费用等多个方面，而这些因素往往难以直观地掌握。虽然一些企业可以通过成本分析模型来估算供应商的成本，但模型构建和使用本身也充满了挑战。
在定价的过程中，除了成本分析外，谈判技巧也是至关重要的一环。如何通过有效的谈判达成对双方都有利的协议，往往决定了采购工作的成功与否。
四、任务的艰巨性
采购的核心任务是以合适的成本、保质保量的方式，为内部客户按时提供所需的资源。现实中这一任务常常充满了挑战。首先是保障资源供应，其次才是努力实现其他目标，如按时交货、确保质量和控制成本。在大多数企业中，高层管理人员对采购部门的期望是全面的，尤其是在年度考核中，企业不仅要求采购工作“合适成本”，更要求“逐年降本”。在原材料和人力成本持续上涨的背景下，完成这一考核指标无疑是极为困难的。
传统的降本手段在当下已逐渐饱和，许多企业开始寻求创新的降本方式。创新采购模式并非易事，需要企业具备足够的魄力和执行力。特别是在当前市场上，个性化需求和小批量、多品种订单的增加，导致采购面临更加紧迫的任务，尤其是在计划能力有限的情况下，采购经常面临“急、很急”的情况。供应商往往也难以应对这种突如其来的需求变化，这使得采购工作更加艰难。
五、供应商的专业性
在供应链对接中，采购人员与供应商的销售团队往往直接交涉。尽管双方倡导“共赢”，但实际上，两者的立场通常是对立的。供应商的销售团队在价格、交货期等方面的谈判技巧往往非常熟练，而作为采购人员，面对这些对手，往往需要在多方面进行斗智斗勇。这种差距，尤其是在专业技能的提升上，往往使得采购人员的工作压力倍增。
与销售团队相比，采购团队在很多企业中规模较小，且培训、专业发展的重视程度远远不及销售。企业的产成品通常较为简单，而采购品类繁多，涉及的行业也非常广泛，采购人员的专业发展面临更大的挑战。
六、战略需求
为了在激烈的市场竞争中保持优势，许多企业都会制定长远的发展战略。企业的战略目标需要各职能部门的支持，而采购作为关键职能部门之一，必须制定符合企业发展需求的采购战略。这不仅是为了支持企业的供应链战略，更是为了确保企业在未来能够稳定供应和持续发展。
采购战略的制定不仅要考虑成本、供应链稳定性等基本要素，还需要从架构、人员培训、信息系统等多个维度进行系统规划。特别是对于关键品类和关键供应商的管理，许多企业会成立专门的战略采购团队，从战略高度进行供应商开发、管理和评估。
采购不仅仅是执行性的工作，更是企业战略实现的重要一环。采购部门需要从战略层面进行思考，确保每一步决策都为企业的长期发展奠定基础。
采购工作充满了复杂性和挑战性，涉及到繁多的环节、品项、定价因素和任务目标。在当前经济环境下，采购的任务不仅仅是单纯的资源采购，更是推动企业战略实现的关键因素。面对复杂的市场环境和竞争压力，企业是否已经认识到采购工作的专业化需求呢？