一、总则
会议室是公司进行各类会议、讨论及谈判活动的专用场所。为确保会议能够顺利开展，同时保障会议室的高效管理与合理使用，特制定以下管理规定。希望通过此举，提升会议室使用的规范性和效率，确保公司各项事务顺利进行。
管理职责
公司行政部门为会议室的主要管理单位，负责日常维护与管理工作。行政部需确保会议室的环境整洁，设备设施完好，确保所有资源处于可用状态，随时迎接各类会议需求。
使用申请流程
各部门若需使用会议室，须至少提前一天向行政部提出申请，并提供具体的使用时间、预计参会人数以及其他相关需求。行政部将根据各部门的需求进行合理安排，避免因时间冲突造成资源浪费或会议安排不当。
使用冲突的协调原则
若出现会议室使用冲突的情况，行政部将根据会议的重要性和紧急程度进行优先级排序，并合理安排使用顺序。所有部门和员工需服从行政部的安排，确保重要紧急的会议能够优先得到支持。
设备准备与配合
会前，行政部将根据使用部门的需求，提前准备好相关设备，如电源、投影仪、网络连接、音响、电脑、话筒等设施。同时也需提供茶水、桌椅等基本设施的布置。如有其他特殊需求，使用部门应及时告知行政部，并在必要时配合相关准备工作。
会议期间的管理
在会议进行过程中，使用部门和参与人员需保持会议室的整洁，不得随意丢弃垃圾或纸屑，不得在桌椅上留何标记。要妥善使用场内的各项设施与设备，如遇设备损坏，应立即向行政部报告并进行处理。
设备及设施使用规范
使用过程中，严禁随意移动会议室内的家具或设备，所有设施布置必须保持原状。如有需要调整的地方，应提前获得行政部的许可，且借用任何设备时，须办理借用手续。会议结束后，所有借用设备应及时归还，并确保设备完好。
会议结束后的处理
会议结束后，使用部门需将所有物品、设备、家具恢复原位，关闭所有电源，确保场地整洁。离开前应通知行政部，并确保会议室门窗关闭。
二、附则
本管理制度经公司全体员工审议后，由总经理签署并正式公布实施。制度一经公示，即为公司全员必须遵守的管理规范。
本制度的解释权归公司行政部门所有，所有员工在执行过程中如有疑问，均可向行政部咨询。