在撰写总结报告时，数据的呈现方式至关重要。通过不同的表现形式，同样的数据能传递出截然不同的信息，影响决策者的判断。在报告中如何展示数据，往往决定了报告的成败。
在开始动笔之前，以下几点必须牢记。否则，不管你花多少时间精力，也许结果都不会如你所愿。
若是业绩良好，图表是最好的选择；图表不仅能直观地展示增长趋势，还能给人一种积极向上的感觉。而当业绩不佳时，表格反而是更安全的选择，它能精准地展示每一个细节，避免过于突出的视觉冲击。
如果销售额不理想，那就用质量来弥补；如果质量欠佳，那么成本数据便成了你的救命稻草。无论怎样，都要在报告中挖掘亮点，即使是微小的改进，也要强调它的重要性。
比如，看看下面这份数据报告：
这一份2018年的数据，呈现出全盘下滑的趋势。在这种情况下，最好避免使用图表，因为图表会放大负面的影响。数据表的呈现更为恰当，让人能冷静地逐一审视各项指标，慢慢琢磨其中的变化。
再看看这组数据：
2018年的数据相比2017年略有上升。对于这种微小的增长，图表才是最合适的展示形式。虽然提升幅度不大，但通过图形化展示，仍能让人感受到趋势上的改善。这时，如何处理图表就显得尤为重要。
如果增长幅度过小，图表上几乎看不出差异，该怎么办呢？不妨调整一下垂直轴的范围。通过双击垂直轴，将最小值调低，你会惊讶地发现，这一小小的调整，竟然能让趋势显得更加明显。
若业绩真的在下滑，仍然要使用图表来呈现该如何处理呢？例如，下面这组数据：
这种图表展现出来的趋势显得十分不堪，几乎看不出任何积极的信号。这个时候，可以通过在垂直轴上选择“对数刻度”来优化效果。这样，尽管数据本身依然在下降，但通过这种处理，视觉效果会显得平稳许多，仿佛数据出现了平稳期。
再来看另一组数据：
这种图表，怎么看都觉得让人不舒服，数值波动很大，影响了整体的美观。这时，我们可以通过调整垂直轴的最小值设定为零，再拉伸图表的边缘。通过这样简单的操作，整个图表看起来会舒缓很多，视觉效果也会更为和谐。
通过不同的方式调整图表和表格的呈现，我们能将数据传递给观众不一样的信息和情感。记住，数据本身是客观的，但呈现的方式却可以大有不同。
最后一点，非常重要的是，我们不能在报告中做出虚假或过于乐观的解读。这种做法可能短期内得到某些人的认可，但从长远来看，无益于决策的合理性。而且，也不必故意刺激领导，让他们感到压力山大。做报告，最重要的是客观、准确、清晰。
以上就是今天分享的内容，希望大家在工作中都能以最清晰、有效的方式展现数据。祝大家每天都能保持好心情，事事顺利！