最近订单量有所减少，趁此机会对工作进行了整理和梳理。以下是我认为优秀业务助理应当履行的职责，希望大家能一起交流、补充完善。
优秀业务助理的工作职责
样品包装精美：所有样品都必须精心包装，既要符合公司形象，又要确保运输过程中的安全无损。及时跟进并提醒相关人员，确保样品发送无误。
样品及包装物料储备：能够随时提供不同口味的样品、包装盒、纸箱等相关物料，确保业务需要时立刻能够调配到位。
打样跟进：安排并及时跟进实验室的打样工作，确保样品符合客户要求并按时交付。
订单执行：接到订单后，负责协调和落实所有相关事项，确保生产与出货的顺利进行，避免任何拖延。
物料准备：根据订单需求，提前准备好所需的附加物料，如防伪标志、扫码枪等，确保一切所需物品按时到位。
处理突发问题：在出货过程中若遇到突况，必须第一时间进行处理，无法解决时及时向上级汇报，寻求解决方案。
包材检查与确认：在生产前，必须确保所有包材、物料到位，并进行必要的检查，避免临时找不到所需物料或出现问题。
生产排期协调：当生产安排紧张时，应与生产部门协调，尽可能调整生产进度，以满足客户的交货需求。
车间检查：生产过程中，应定期到车间检查生产情况，确保生产顺利进行。如有需要，可拍摄相关以作记录。
出货确认：出货前，与客户确认是否需要带板发货，以便及时与包装部门沟通，确保出货的顺利进行。
物流协调：能够根据客户需求，灵活安排物流和运输方式，确保尽可能满足客户的发货要求。
部门间良好沟通：与仓库、生产部、采购、设计和财务等相关部门保持良好的沟通与合作，确保工作高效流畅。
财务对账与开票：负责打单、对账及开具等财务相关工作，确保所有财务事项准确无误。
应收账款管理：协助公司财务部门进行客户应收账款的催收工作，确保账款及时回收。
利率表管理：按时更新和管理每款产品的利率表，确保所有数据清晰准确。
回款登记与提成核算：每月及时完成回款登记工作，并核算提成表，确保无误。
内部沟通协调：处理公司内部的各类事务，如原料特采、工单调整等，确保各项工作的顺利进行。
新品审核与送检：对于每个新品，负责及时完成送检、修改稿件、审稿等工作，确保新品顺利发布。
商务函件及合改：负责草拟相关的商务函件，修改合同内容，确保文书准确规范。
厂检报告跟进：在每批次产品生产完成一周后，查看是否需要及时获取出厂报告。
第三方检测协调：协助客户完成第三方检测工作，并确保过程中的沟通与协调无误。
产品推广资料配合：配合客户完成产品的详情页、海报、PPT以及微信笔记等推广材料的制作和修改。
包材剩余情况反馈：定期了解每个客户的包材剩余情况，及时向相关人员反馈，避免生产或发货过程现问题。
产品明细管理：清楚每个客户每款产品的详细信息，包括出货时间、数量、单价等，确保订单管理的精准无误。
客户对接人员管理：了解每个客户的所有对接人员及其职责，确保与客户的沟通高效流畅。
客户来访安排：了解每个客户的来访人员、来访时间及主要事项，做好相应的准备工作。
客户来访接待：如有客户来访，提前准备好样品，确保办公室整洁、茶水到位，并准备好欢迎词和相关材料。
与客户沟通协调：与客户沟通时，积极与业务人员配合，尽可能把对话引导至对公司有利的方向，并做好相关记录。
客户拜访协助：在客户拜访时，配合业务人员开车出行，确保业务人员能够保持最佳的工作状态。
车辆调度与报备：及时协调和报备车辆的使用情况，确保车辆调度合理，确保工作顺利进行。
接待客户就餐：在与客户就餐时，做好细致周到的服务接待，展现公司良好形象。
业务需求配合：当业务人员在外时，如有需求，应及时给予配合，处理相关事务。如果无法处理，尽快反馈上级。
客户沟通群管理：在客户沟通群中，及时处理客户提出的问题，遇到不确定的情况，需及时向相关人员反馈。
节假日关怀：在节假日时，偶尔发送祝福信息，保持与客户的联系，增进客户关系。
客户投诉处理：及时响应并处理客户的异议和投诉，提升客户满意度，确保客户问题得到妥善解决。
条理性和目的性：做事要有条理性和目的性，每个任务都应明确目标，合理安排时间和资源。
时间管理：时间观念要强，所有工作都应在规定时间内完成，确保高效执行。
预见性：具备超前意识，能够预见可能出现的情况，并提前采取措施应对。
全天在线：尽量保持全天在线，随时准备处理紧急事务，确保工作不受任何阻碍。
个人形象：保持良好的个人形象，注重职业形象的塑造，展现专业素养。
倾听与沟通：在不清楚情况时，静静倾听他人意见是最佳选择。必要时，才发表自己的看法，做到言之有理、言之有据。
说话技巧：需要讲话时，尽量说出别人愿意听的话，以建立良好的沟通氛围。