在会议时，明确会议目标是至关重要的第一步。只有明确了会议目的，才能确保会议有明确的方向，参会人员才能集中精力，围绕核心议题展开讨论。没有明确目标的会议，常常会陷入无效的讨论，甚至浪费宝贵的时间和资源。
会议的参会人员应当根据实际需要进行筛选。那些与会议内容无关的人员应尽量避免参会，以免浪费他们的时间，也避免打乱会议的节奏和效率。一个常见的错误是邀请了与主题毫无关系的人员，结果他们既例如在一次新产品研发的上，行政部门的某些成员参与了会议，他们对产品的技术特点和市场需求并不了解，结果在会议中显得迷茫无助，甚至占用了其他同事本应有的发言时间，造成了效率低下。
时间管理也是会议中非常重要的一环。在召议之前，合理的时间预估和安排能够保证每个议题都有足够的时间讨论，避免因为时间过于紧张而草草了事。一些高效的会议者，在正式会议开始前，会与下属进行一对一的沟通，提前了解各方的需求和看法，确保在会议中能够有效协调各方意见，避免无谓的争执和冲突。例如，在进行年度预算讨论前，负责人与各部门领导提前沟通，了解各部门的预算需求和预期，从而避免在会议现激烈的争论，确保会议气氛和谐，决策高效。
会议资料的准备同样重要，简洁、明了的资料能帮助与会人员快速抓住要点，避免浪费过多时间在冗长的内容上。如果资料内容冗杂不清，可能会让与会者在阅读和消化信息时感到困惑，从而分散他们对核心议题的关注。
明确的议程就像是会议的导航图，能够为会议的顺利进行提供指引。提前公布并确保每个议题的重点和流程，能让参会人员有所准备，提高讨论的效率。议程的清晰规划，不仅可以避免无效的讨论，还能帮助大家集中精力解决重要问题。
会议应鼓励每个与会者参与讨论，避免的情况发生。如果领导一开始就表达了自己的观点，后续其他人可能不敢提出不同的看法，导致会议气氛过于压抑，最终决策不够全面，甚至影响工作的执行。为了避免这种情况，领导者应尽量少发言，最好是会议结束时再发表自己的意见，以便给其他人提供充分的表达空间。
会议应遵循既定的议程，避免随意插入不相关的议题或惊喜。这些小插曲不仅会打乱会议的进程，还可能让与会者失去对会议主题的专注，从而影响决策的质量。
及时作出决策是确保会议高效的关键。拖延决策只会浪费更多时间，且可能错失最佳时机。会议最怕的就是讨论不停，但始终没有明确的结论。果断的决策不仅能推动项目进展，也能避免因拖延而带来的损失。
会议记录同样至关重要。一次我在带领全国销售团队时，曾因市场部没有履行对客户的促销承诺，导致与他们发生了激烈的争执。最终问题上升到CEO那里，他简单问了一句：“你们的会议记录呢？”结果我们并没有留下记录，面对上级的质询时，我们这件事给我留下了深刻的教训。从那以后，我每次，尤其是涉及重要决定的会议，都会在现场打印会议记录，并要求所有参会人员签字确认，确保每一个决策都能有据可依，不留漏洞。
定期回顾是会议成效的重要保障。许多管理者在与员工沟通时，往往缺乏结构和重点，导致时间和精力的浪费。其实，年初或季度初设定的目标和绩效指标应该成为后续沟通的基础，通过定期回顾，可以帮助管理者及时发现问题，调整策略，确保目标的实现。同理，会议结束后也需要定期回顾，不仅仅是为了总结经验，更是为了确保任务的推进和落实。没有回顾，难以追踪工作的进度和成果。
一个成功的会议，不仅仅取决于会议当天的表现，更取决于事前的充分准备。会议的主题确定、资料整理、议程规划、人员安排，甚至是会议后续的跟进和反馈，每一环节都不可忽视。精心的策划和执行，才是确保会议成功的关键。而一个有效的会议，往往在它开始之前就已经注定了结果。