最近，许多同行朋友在交流中提出一个有趣的问题：“为什么越来越多的大型企业倾向于使用专业的报销系统来管理报销流程，而不是依赖OA系统中原本的简易功能？”这个问题小编已被问了不少次，今天就来详细解答一下，顺便为大家科普一下这个话题！
在讨论这个问题之前，我们首先来了解一下报销系统和OA系统的区别。
从管理报销流程的角度来看，报销系统和OA系统都能够实现相关功能，但在当前大多数企业的实际需求中，报销管理的核心痛点已经不再是单纯的流程管控，而是对报销过程进行更加精细化的管理，进而控制企业的各项开支。简而言之，企业真正需要的，是通过管控报销环节来精确管理费用，从而达到降低成本、提高效率的目标。
从这一点来看，OA系统显然无法完全满足企业需求，这也正是为什么许多企业选择使用专业的报销系统来代替OA来处理报销事宜的原因——报销系统作为一种专业的费用管控软件，能够帮助企业更有效地解决实际问题，从而降低整体运营成本。
那么，报销系统到底能解决哪些具体问题呢？我们来看几个关键点：
1. 防范真伪和重复报销的风险
每到月末报销时，财务人员常常会面对诸多难题：假层出不穷，甚至同一张可能被多次报销。如果每次都需要人工核查这些的真伪，查找是否存在重复报销，不仅耗时费力，还会大幅增加人力成本，这是传统OA系统无法有效解决的问题。而专业的报销系统却能够轻松解决这一系列难题，它提供了非常便捷的验证功能。
当员工上传时，报销系统能够自动识别的真伪，同时检测是否存在重复报销的情况，甚至还可以核实企业名称、税号等信息，免去财务人员手动核对的麻烦，大大提高了工作效率。
2. 费用标准难以控制
另一个困扰企业的难题是，报销过程中经常出现超标费用，尤其是对于出差频繁的员工来说更是如此。费用一旦超标，财务部门和报销人员之间的争执就不可避免。一方认为财务制度必须严格执行，另一方则认为自己为公司创造了巨大价值，花费稍微多一些也无伤大雅……
这种局面不仅影响了员工之间的关系，还可能导致公司财务预算失控，财务制度的执行也会变得越来越困难。借助一款能够设定并严格执行费用标准的报销系统就显得尤为重要。通过在系统中预设相关人员和费用类别的标准，系统会根据企业的需求，对费用进行精确管控。无论是刚性的标准约束，还是灵活的审批流程，报销系统都能帮助企业有效遏制超标费用，确保财务制度得以严格执行。
3. 难以实时监控预算超支
预算管理是企业财务控制的一个重要环节，而预算超支也是企业财务部门常常面临的问题。事实上，如果企业没有一个有效的实时预算控制机制，预算超支的问题就只会在某个时间节点出现，最终可能会影响公司的整体财务健康。而问题的根本在于，很多时候费用的支出并未即时占用预算，导致事后才发现预算已经被消耗殆尽。
这种情况的发生，不仅影响了员工与财务部门之间的沟通，也让预算控制显得更加困难。借助专业的报销系统，企业能够在费用发生之前就对预算进行有效控制，避免超支风险。系统可以实时显示各项费用的使用情况，确保预算得到充分的管控。
4. 系统对接与线上支付的便利性
报销系统的对接能力和支付功能也是一大亮点。许多报销系统都提供了标准化的API接口，可以轻松与各种财务软件、ERP系统以及在线支付平台进行对接，实现信息的快速流转和自动化操作。系统的实施周期短，成本也较低，能够为企业节省大量的时间和资金。
报销系统还支持多种银行的线上支付功能，可以通过支付宝等支付平台进行资金转账。它还能够根据费用单据自动生成财务凭证，完成自动记账，极大地减少了财务人员的工作量，节省了95%以上的记账时间。
通过以上四个方面的分析，我们可以看出，为什么越来越多的企业会选择专业的报销系统来替代OA系统进行报销管理。报销系统和OA系统的区别远不止这些。OA系统擅长处理流程审批，而报销系统则专注于精细化的财务管控，报销系统在企业报销管理中的应用更为广泛和高效。两者并非互相排斥，而是可以各司其职，共同提升企业的管理水平。