在Excel中,对多张工作表的数据进行综合分析与汇总时,经常需要利用多重数据合并功能,将各表数据集中于一张数据表中,以便于进行高效的数据分析。此过程虽与单表数据表的创建有所差异,但同样重要。
当使用Excel的多重合并数据表功能时,需注意数据的类型及项目排序的特殊性:
(1)系统默认将选定的原表区域内的所有内容视为数字进行处理。若该区域中含有非数字字符,如“姓名”或“所属部门”,则这些内容在表中将以“0”的形式呈现。
(2)表会自动按照原表中项目名称的首字母顺序进行排序。若原表中的项目是按照特定逻辑顺序排列的,表可能会打乱这种顺序及逻辑关系。
在正式创建多重合并数据表之前,需进行两项预备工作。接下来将详细介绍这些步骤。
第一步:打开“员工工资数据多重合并.xlsx”文件,并同时选择三张含有关键信息的工作表。通过按住“Ctrl”键,可实现多选。然后在D列前插入一新列,在D2单元格中输入项目名称,如“员工姓名”。接着在D3至D14区域的单元格中输入相应公式,如“=CONCATENATE(A3,B3,C3)”或“=&A3&B3&C3”,并将此公式应用到相应区域。
第二步:为项目名称批量添加序号。在第三行上方插入一行辅助行,并在E3单元格中设置公式“="0"&COLUMN()-4&E2”。此公式的作用是在返回的数字前添加“0”,并按照特定规则调整序号。然后将此公式复制粘贴到F3至R3的区域中,再将结果中的“0”替换为空值并删除辅助行。之后解除多选工作表状态。
准备工作完成后,接下来即可着手创建数据表:
第一步:激活Excel 2016版本中的数据表功能。此功能隐藏在“自定义功能区”内,可通过按下“Alt+D”再按“P”键的方式快速调出其对话框。
第二步:根据向导依次选中“多重合并计算数据区域”及“数据表”选项。随后点击“下一步”按钮。
第三步:在第2b步对话框中选定三张工作表中需合并的数据区域,点击“添加”按钮后,这些区域将显示在“所有区域 :”列表框中。接着设置每区域的字段名称并继续操作,最终选择“新工作表”作为数据表的显示位置。
完成上述步骤后,“工资数据表”将呈现在新工作表中,其初始界面如所示图。
第四步:需要注意的是,数据表中的P列“总计”并非实际所需数据。此列的数据为B:O区域每行数据的横向汇总总额,但工资表中的每列数据基于不同运算方式得出。可以删除P列中的“总计”金额,具体操作为选中P5单元格并右击选择快捷菜单中的“删除总计”选项。