外贸是一项范围广泛且内容丰富的职业称呼，涵盖众多领域。
在参差不齐的外贸企业中，外贸跟单扮演着不可或缺的角色。小型外贸公司中，业务员、跟单员乃至采购员常常是一人身兼多职。他们如同一人顶三人般，肩负着多重责任。而在大型外贸公司中，则往往分工明确，业务人员专注于与客户沟通，而跟单员及采购则为其提供专业支持。
那么，无论公司大小，一个优秀的跟单员应如何履行职责呢？
第一点：在接到业务员的客户订单后，跟单员的首要任务是制定采购合同。这需要清晰列出业务员提供的客户特殊要求及产品信息，如品质、包装等情况。尤其要注意大货交期，为工厂预留足够的时间。因为工厂可能会有延迟出货的情况，为应对突发状况预留余地至关重要。
第二点：合同经工厂回签后，若需支付定金则迅速完成支付，无需定金则直接进入工厂排单、备料阶段。
第三点：在这一过程中，业务员与跟单员之间的沟通尤为重要。包装作为产品的“衣服”，既是产品保护的重要一环，也是客户的隐形广告和品牌体现。虽然具体实施细节不展开详述，但今天的重点在于讲述流程。
第四点：当图稿设计经过与客户确认无误后，即可发给工厂安排生产。在外贸公司跟单的优点在于，这些图稿安排的后续流程无需跟单员亲自跟进，由工厂相关人员处理即可。
第五点：在生产进度中，跟单员需与工厂保持沟通，了解货品是否已排上生产线、预计上线时间以及配件物料是否齐全等。若此步骤被忽略，临近交期时若发现缺少物料或未及时安排生产，将带来诸多不便。提前与工厂沟通并催促至关重要。
第六点：交期前一星期，跟单员需催促工厂抓紧生产，同时获取准确的包装尺寸和毛净重数据，为单证安排订舱提供依据。验货环节是确保产品质量的重要步骤，必须留有验货报告并按照一定比例进行抽查，验货照片也需留底备查。
第七点：在经济条件允许的情况下，外贸公司会安排人员前往工厂进行验货。若无法前往，则需工厂提供照片以确认产品质量是否符合出货标准。
第八点：完成单证订舱后，将有进仓单或装柜信息，按照要求操作即可。至此，一个订单在跟单员手中已基本走完流程。
最后别忘了还有一项重要工作，即工厂开票。这是外贸公司的重要收入来源，开票时间及准确性都至关重要。
总体而言，外贸行业工作细致入微，需要注意的细节繁多。虽然看似简单，但实际操作中却可能颇为复杂，这取决于操作人员的经验和专业知识。更多经验分享将在后续逐步添加。