在过去的探讨中，我们详细解读了采购运营的核心职责。今日，让我们进一步探究采购运营中不可或缺的另一关键环节——采购内控管理。
采购内控管理拥有其基础功能，旨在通过核查手段确保采购行为与规定的标准保持一致。它还是采购流程自我优化的前提。如下列图表所示，我们在之前也对此进行过阐述。
在PDCA模型中，内控管理占据着Check的关键位置，既是业务遵循规范的必要条件，也是整个机制自我审视的基石。
一、采购内控管理的三道防线
1. 事前宣导——树立不愿违规的观念：通过培养员工的职业道德和合规意识，营造诚信、正直的企业文化氛围。这种氛围通过教育、培训等方式，让员工深入理解遵守规定的重要性及违规可能带来的严重后果。
2. 事中控制——确保无法违规：通过完善内部控制制度和流程，建立严格的业务流程控制、权限分离、审计监督等措施。这能确保每个环节都有明确的规则和监督，从而降低违规的可能性。
3. 事后惩处——营造不敢违规的氛围：通过严格的违规处罚制度，如纪律处分、经济处罚、职业资格限制等，提高违规的成本。这能形成强大的震慑力，使员工因害怕受到严厉的处罚而不敢违规。
二、内控管理的实施与策略
从管理流程的角度及人员业务感知来看，内控管理理论上应遵循事前、事中、事后的顺序。从能力建设角度看，对于初建的内控体系，采取先关注事后、再关注事中、最后关注事前的管理方式是一种高效策略。
这是因为：
- 事前宣导的警示效果不如事后惩处来得直接。
- 在初期，加大事后惩处力度更为实际有效，能迅速取得成效并为事中及事前控制争取时间。
- 完善的事后惩处管理有助于事中及事前管控能力建设。
1. 准备阶段的具体措施
- 协助确定执行规则
- 列示核查要点清单
- 制定合理的核查周期与抽样比例
2. 执行阶段的操作步骤
- 组建核查小组并确定工作安排
- 发送核查通知并自查
- 实施核查并记录结果
- 跟进整改进度并出具结项报告
3. 评估阶段的操作方法
- 制定评估标准与等级定义
- 完成内控合规等级评定
- 修正并调整下一周期的核查计划
虽然采购人员常觉得内控管理会带来麻烦，但有经验的采购人员转行做内控工作往往能迅速上手。这是因为他们始终保持着一颗警惕的心，随时准备应对可能的检查。
各位是否有过与内控管理相关的奇特经历或案例？欢迎分享交流。
接下来我们将探讨采购运营的其他支持性职能。