采购管理之物料与供应商双线流程概述
在采购活动中，我们围绕物料（或服务）和供应商两大核心对象构建了双重管理流程。一方面，我们以物料为中心，从物料的寻源到付款这一业务流进行详细梳理，将其分为两个章节进行讲解。我们以供应商为中心，从供应商的引入到退出这一业务流进行管理，这两个业务流相互关联、相互影响。
物料（或服务）采购的业务流从需求到供应商选择
当企业因内部或外部需求触发新的采购需求时，需求部门首先会对需求进行详细的文档化描述。这种描述不仅是为了内部各部门、角色和间的有效传递，更是为了确保采购活动的准确性和高效性。为此，我们制定了多种文档标准，如《需求规格书》、《产品描述系统PDS》、《需求规范SOR》以及《提案请求RFP》等，用以明确采购产品的具体要求。
需求规格书的深度解析
《需求规格书》不仅是产品规格的蓝图，还包含了验收标准、参考标准、可靠性要求、质量要求以及包装要求等重要信息。这些信息在后续的验收环节中起到至关重要的作用，用于确保所采购产品符合预期。对于非强制性的行业标准，为避免潜在争议，我们建议在规格书中明确需要遵守或引用的行业标准。
需求的准确描述与评审的重要性
对需求的描述应坚持客观、准确的原则，避免任何可能产生歧义的语言或假设。不应抱有“我认为供应商应该能懂”的心态来撰写需求规格，因为这种心态可能导致需求的误解，进而引发一系列问题。站在第三方视角对需求进行审视和评审是必不可少的环节。
我们通过制定需求规格书模板，将需求标准化，并借助业务活动中积累的经验进行模板的持续迭代和优化，从而提高文档的质量和一致性。
需求的合理性与必要性评审
在需求部门完成《物料需求规格书》初稿后，需在部门内部、采购、质量等相关部门进行评审。我们也可能组建跨部门团队，如技术管理团队TMG，来进行需求评审，确保需求的合理性和必要性。专业角色的参与和评审，使得对需求的理解和目标达成一致，为后续工作的顺利开展奠定基础。
为了更有效地进行需求评审，我们可以制定评估工具或Checklist，从行业趋势、成本、可获得性、质量风险等多个方面进行评估，从而定量识别潜在风险。
解决行业中的常见疑问
针对行业中普遍存在的关于采购人员是否具备评审研发需求规格能力的疑问，我们认为采购人员完全有机会且有必要建立起相应的专业能力。采购人员不仅需要关注器件的供应资源获取难度和竞争格局，还需要与研发人员紧作，共同确保器件选择的合理性和必要性。通过采购人员的行业资源和信息分析，可以更早地发现并解决潜在问题，从而降低风险。