排序原则即确定事务的先后次序,决定哪些任务必须优先处理,哪些可以稍后处理。明确地设定任务的优先级,以便有序、系统地按照这个顺序执行计划内的任务。事件的优先级取决于其重要性和紧迫程度。时间管理的核心理念是先处理重要且必要的事务。我们需要学会对事件进行分类,并养成这种分类的习惯。
ABC时间管理法,根据事务的重要性程度,将待办事项分为A、B、C三个等级,从重要到次要顺序排列。这种方法倡导依据事项的等级逐一完成任务。
ABC时间管理法可誉为事务优先排序的鼻祖,受到时间管理专家的广泛赞誉,同时也被众多规划生活的人们所采纳。无论是在商业领域还是日常生活中,这一方法都有广泛应用。它能够有效解决因事务繁多而导致的混乱问题,使我们的工作、生活和学习的活动变得井然有序。
在众多任务中,各任务的占比通常保持稳定。通过A、B、C三个字母,我们将任务按照它们对实现职业和个人目标的重要性进行分类:
一、极为重要的任务标记为A
二、较为重要的任务归为B
三、相对不重要的任务归为C
在一天内,少数特别重要的任务被归为任务,如同游戏中的主线任务;B级任务虽不多但具有做的价值,类似于支线任务;而C级任务则属于不那么重要的事务。从收益角度看,C级任务的成果较低,B级任务成果一般,而任务的成果显著。这就是ABC法则的核心思想。
具体而言,任务占工作总量的15%,尽管如此,其价值却能高达65%,显示出我们必须集中精力去完成的必要性;B级任务占工作总量的20%,所带来的价值为20%;而C级任务虽占工作总量的65%,但其价值相对较低,仅占15%。
明确事务的级别和其价值后,应首先全力以赴地完成事务。待取得预期效果后,再转向B级事务。若无法完成B级任务,可考虑交由第三方处理。应尽量减少在C级事务上花费的时间,但需注意,C级事务并非完全可忽略。除了A、B级事务外,工作中还存在一些准备性和善后性等次要但必要的任务。另外需注意的是,尽管事务重要,但未必需在第一时间处理,需综合考虑时间效益。
ABC管理法还可以从以下角度去应用:
其一,将思维中构想的工作分为A、B、C三类,其中A类为必须亲自处理的工作;B类为可交由他人处理的工作;C类与自己无关的工作。
其二,暂且将C类工作放至一旁,将B类工作迅速分配给他人处理。
其三,集中精力优先处理A类工作。进一步将A类工作细分为a、b、c三个子类:a类为紧急且重要的任务;b类为重要但不紧急的任务;c类为重要性较低、可暂缓处理的任务。
在安排工作日程时,应先处理完a类事情再处理b类事情最后是c类事情。
最终,ABC分析法的价值在于它能帮助我们在事件分类的基础上集中精力处理重要且紧急的事务。这是成功管理的经验之谈,合理分配任务给合适的人选以最大化团队效能。