公司流程的必要性已由专门章节详尽阐述;
流程的定义及其重要性亦在特定章节中进行了深入探讨。
接下来,我们将聚焦于流程设计的基本步骤。关于谁来设计流程,这是一个值得深思的问题。尽管部门的员工可能对自己的岗位和专业业务较为熟悉,但流程往往涉及端到端的业务协同,或涉及不同岗位、不同部门间的协同。这不仅仅关乎业务,还涉及决策与绩效。绩效与个人利益息息相关,与、流程、岗位的关系紧密。我们将另辟章节深入探讨这些关系,而此刻,我们仅对流程设计的基本步骤进行初步了解。
在探讨流程时,我们常常会遇到价值项、价值点、价值流和价值链等概念。这些概念在我们的业务分析篇章中已被多次提及。每个流程都应有其对应的流程文件,描述为何设计此流程以及通过流程应交付何种内容。这是流程的核心,也是我们首先需要明确的事情。
明确了流程的价值后,我们需要确定流程设计的上下文、语境及前后边界,明确识别输入和输出。这是流程的基本元素,也是我们讨论的内容边界和基本的业务规则。
关于流程命名,我们认为它具有很高的价值。我们推荐的命名方法是:“范围+类别/属性+业务+动作”。不必担心名字过长,重要的是名字要能准确反映其含义,例如“五金分公司日常请假申请”这样的命名就很好。
- 当两个活动(任务)由同一角色完成时,建议进行合并,如果活动时长较长或任务繁琐,可以适当拆分;
- 对于涉及不同部门或岗位的活动,应尽量拆分并明确各自的职责;
- 对于关键表单(业务)的活动,应作为单独节点进行处理。
关于流程设计的原则,我们将另行详细讨论。
值得注意的是,即使流程文件设计得再好,也可能存在问题。需要根据公司的实际情况不断进行调整。还必须建立对应的流程绩效指标进行监控和衡量。
在QCDSR(质量、成本、效率、服务及规范)的基础上,我们将进一步探讨流程的绩效。关于谁负责、谁考核、如何考核等问题,是另一个重要的议题。
完成流程文件后,需内外部相关人员进行评审,包括流程负责人、业务专家、流程专家等。这是一个涉及利益平衡的过程,最终需要得到各方的确认并由相关人员签字。