质量体系文件管理条例
第一条 目的。
为确保公司质量体系运行的高效性和规范性，特制定本程序文件管理制度，明确文件的审批、更改、借阅等操作流程。
第二条 适用范围。
本制度适用于公司质量体系程序文件的管理，包括文件的编制、审批、发布、更改、借阅及作废处理等环节。
第 职责划分。
1. 品质部门负责程序文件的拟制工作，并按照规定要求进行归档管理。
2. 与程序文件相关的职能部门负责程序的持续改进和日常管理工作。
3. 公司总经理负责最终审批程序文件。
第四条 程序文件内容要点。
质量体系程序文件主要包括以下六个方面内容：
1. 文件基本信息：包括文件编号、标题，以及根据活动层次编排的编号，以便于识别和追溯。
标题应准确反映文件所描述的活动及其特点，如内部质量审核流程、采购控制措施等。
2. 目的与适用范围：简要说明文件的目的和适用的场景，明确其应用领域和目标。
3. 引用文件与术语：列出与本程序相关的引用文件和涉及的名词、术语，以便于理解和执行。
4. 职责分配：明确执行该程序的员工及其职责，详细描述各岗位的权限和相互关系。
5. 工作流程：详细描述执行该程序的步骤和流程，注意特殊或例外的情形，并可辅以流程图以增强理解。
6. 记录与报告：规定执行程序过程中应使用的记录表格和报告形式，明确表格的名称、编号及保存期限。
第五条 文件编写要求。
1. 程序文件应对影响质量的所有活动进行持续控制，确保在发现异常时能够迅速反应并纠正。
2. 文件应简洁明了，有效表达，采用统一的结构和格式编排。
3. 文件的结构和格式应便于使用者熟悉和适应每项要求，同时也增强了满足标准要求的系统性。
4. 文件应明确管理、执行、验证或评审人员的职责，描述实施各种质量活动的方式、文件和控制方式。
5. 技术性细节通常在作业指导书中规定，不在程序文件中详细阐述。
6. 用词要规范，表达要严谨，概念要清晰。
第六条 借阅管理。
所有程序文件的借阅均需经相关负责人批准，并填写借阅登记表后方可进行借阅。
第八条 作废文件处理。
1. 作废文件的正本及副本在新版文件发布时需由品质部门统一收回，并建立过期文件清单。
2. 作废文件的处理需经相关责任部门提出意见，报总经理批准后方可销毁。若需保存则需做出标识并分开存放。