在职场初出茅庐的朋友们，你们是否经常因行文不够规范而让报告遭到退回呢？别担心，我有多年的经验与大家分享，希望这能对你们的工作有所帮助。
我们需明确公文的不同类型及其用途：
（一）决议，它是适用于记录和传达重议决策的重要文书。
（二）决定，这是用来决策重大事项、进行奖惩活动以及变更或撤销不适当决策的重要文书。
（三）公告，用于向国内外公众传达重要信息或法定事项。
（四）通告，用于在特定范围内发布需要遵守或知晓的事项。
（五）意见书，这是对重要问题提出见解和处理建议的重要文件。
（六）通报，用于表扬先进事迹、批评错误行为以及传达重要精神和情况。
（七）报告，这是向上级单位汇报工作、反映情况或回答上级询问的重要文件。
（八）请示，当需要向上级单位请求指示或批准时使用。
（九）批复，这是对下级单位的请示事项给予答复的文书。
（十）函件，用于非同属单位之间的沟通工作、提问及回答、审批和申请等事务。
（十一）纪要，用来记录会议的关键情况和决定事项。
接着，让我们来看看书写公文时需遵循的规范：
1. 公司内设部门（除办公室外）不可对非系统内单位正式行文，因此公文落款不应为“XX公司XX部”。
2. 向总公司提交公文时，应以分公司的名义进行，不应以部门名义提交，所以公文落款也不能是“XX分公司XX部”。
3. 正文的结构层次序数应按照“一、”“（一）”“1.”“（1）”的顺序排列；第一层应用三号黑体字，第二层用三号加粗楷体并略作缩小，第三、四层则用三号仿宋GB2312字体；若仅有二层结构，也可只用“一、”“1.”的格式。正文字体应使用三号仿宋GB2312，行间距固定为28磅。
4. 引用公文时，应先写明标题，再以圆括号形式插入发文字号（年份用六角括号标注）。
5. 日期应具体到年、月、日，不得使用“去年”、“今年”、“昨天”等模糊表达；年份要完整书写如“2023年”。
6. 公文中的数字使用需遵循一定规则，除了特定的词组和惯用语外，一般应使用数字表示。例如，成文日期应为“2023年8月25日”。
7. 书写公文时要注意姓名与职务的排列顺序，通常是姓名在前，职务在后。无需再添加“同志”字样。
8. 行文时需使用公司规定的规范简称。
9. 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标志下方应留出两行的空间，使用三号仿宋体字居中排列；年份和序号用数字表示；年份应使用六角括号标注；序号不应有空位。例如：“XX公司发〔2023〕第1号”。
10. 上报的公文需标注签发人姓名，签发人信息编排在发文单位标志下方两行的位置，与发文字号平行排列在右侧；发文字号左侧空出一字位置，签发人姓名右侧空出一字位置；签发人使用三号仿宋体字，“签发人”后使用全角冒号；“冒号”后用三号楷体字标注签发人姓名。
11. 若公文需抄送其他单位，则应在版记的第一行左右各空一字的位置上使用仿宋体字标注“抄送”，后接全角冒号和抄送单位名称。不同级别的单位按照上级、平级、下级顺序排列；同级单位按编制序列排列；不同级别或同一级别的不质单位之间用逗号隔开；同一级别的同一性质单位之间用顿号隔开；在最后一个抄送单位后加句号。