“三步七何”是业务子流程设计中常用的有效方法,它能帮助流程责任人清晰梳理并最终形成流程文件。下面将详细介绍“三步七何”的具体应用方式。
以下图示简要展示了“三步七何”的流程框架。
所谓“三步”,具体为:
第一步:清晰阐述流程基础信息。主要包括以下内容:
- 流程服务的客户是谁?目的何在?最终输出什么成果?(即WHY,要明确流程的目的和意义)
- 流程适用的业务场景有哪些?流程的边界范围是哪里?(即WHERE,确定流程适用的场景及边界)
- 驱动流程运行的规则以及所需的输入是什么?(即WHEN,理解触发流程的条件和所需信息)
为了更好地理解,以常见的离职申请流程为例进行说明。
在进行第一步工作时,需要注意一些常见错误:
- 对流程目的的误解。例如,人力资源部门在设计离职申请流程时,不能仅理解为让员工有序离开,而应考虑如何挽留高价值员工,并收集员工离职的真实原因以改善后续工作。
- 对流程适用场景描述不清或未进行场景分类。设计者需全面分析不同场景,并考虑最懂业务的人参与其中。有些场景可能需要单独设计流程,有些场景虽然可以覆盖在主流程下,但需对细分场景进行流程分支设计。
- 流程边界划分不清。例如,将离职申请与后续的离职交接混为一个流程设计,这可能导致流程图线条混乱、活动数量多、执行时间长等问题。清晰的业务流程架构设计是必要的。
当第一步的信息被清晰梳理后,流程责任人将能对流程有整体的了解。
第二步:绘制流程图。流程图可横向或纵向绘制,推荐使用EPROS系统绘制横向泳道图。
流程图主要包含两个内容:流程活动(即WHAT活动被执行)和流程角色(即WHO负责执行)。简单来说,就是“谁来做什么?”。
在绘制流程图时,遵循一些基本规则会使你的图表更加清晰易懂。如果遇到线条交叉的情况,这可能意味着需要重新设定流程边界或进行拆分。
第三步:补充操作细则。
这主要包括两个方面:
1. 活动说明:为每个流程图上的活动添加详细的操作说明。
2. 相关附件:包括表单、模板、操作SOP等。特别是用于流程执行的表单模板,它是流程最佳实践的精髓,也是信息系统中对流程数据的基本定义。
在此提醒大家,流程设计并非个人独揽的工作,也不应随意交给非专业人士或新员工完成。建议采用流程workshop的方式,集思广益,共同完成。