在繁华的上海大都市中，展会作为产品展示、合作交流以及市场拓展的关键平台，其策划工作显得尤为重要。一个出色的展会策划方案，应当涵盖从目标设定到现场执行的全方位流程。
一、精准把握目标与定位
明确目标是展会策划的首要任务。无论是推广新产品还是提升企业影响力，精准的目标指引着策划的方向。例如，若公司推出新型科技产品，那么展会的核心目标便是有效展示产品优势，吸引潜在客户的关注。展会定位同样重要，它决定了展会的市场范围和受众，进而影响着参展商和观众的邀请对象。
精确的目标与定位是展会成功的基石。若对此思考不够周全，策划出的展会可能无法满足实际需求，甚至导致资源浪费。
二、精心选择展会场地
选择上海作为展会场地，需综合考虑多方面因素。场地面积需足够满足活动需求，同时考虑交通便利性和配套设施的完善性。例如，位于市中心交通要塞的场地，能够吸引更多人参与。场地租金也需控制在预算范围内。
选择场地不仅仅是考虑租金问题。即便租金低廉，如果场地位置偏远、交通不便，也可能让许多潜在参与者望而却步。场地的设施设备以及是否符合行业展示需求也是不可忽视的因素。
三、合理规划展会时间
展会时间安排对参会人数具有重要影响。不当的时间安排可能导致参会人数稀少，影响展会的氛围和效果。应避免在假期高峰期举办展会，以吸引更多参与者。
四、细致挑选并邀请展商
展商是展会的核心组成部分。根据展会的目标和主题，需要精心挑选合适的展商。建立潜在展商资料库，并逐一与其取得联系。提供具有吸引力的参展条件，如降低展位费用和高质量的宣传服务等，以吸引更多展商参与。
在邀请展商的还需注重后续服务。仅邀请参展而未提供持续支持可能导致展商不满。对布展过程中的协助等细节也需予以关注。
五、全面进行展会宣传推广
宣传推广是确保展会成功的关键环节。投入足够的资源进行宣传推广是必要的。
六、严格实施现场执行计划
展会当天的现场执行需井然有序。安保措施需严密完善，以保障观众安全。接待人员需提供专业友好的服务。展品布局需遵循既定计划，并准备应对可能出现的紧急状况的预案。
例如，遇到设备故障等突况时，需有迅速解决问题的能力和机制。