关于公司招投标资料管理的一些建议
问题阐述：在我们公司，每年都会产生大量的招投标的资料。那么，这些招投标资料是否需要使用分类号进行归类？抑或是招投标的设备和基建项目应该分别归类到设备类或基建类？
解答：
1. 对于资料的分类，我们建议根据主体单位、设备或工程类型来分类。这可以帮助我们更清晰地管理和查找资料。
2. 也可以将资料按照设备和工程两大类进行分类，这样更易于区分和管理。
3. 我们还可以考虑按照金额大小进行分类，例如大额和小额资料可以分别归类。
4. 最终决定如何分类应根据公司内部的实际情况和需求来确定。
的整理与存放：每个招标项目完成后，应将资料整理放入一个袋中。这包括招标文件、投标文件（尤其重要是中标文件）、签到表、开标记录、定标报告、中标通知书等。在袋外应明确标注开标日期和项目名称，以便将来快速查找和分类管理。设备类资料和基建类资料应分别存放，以便将来调阅。
从标书制作到归档每一步都至关重要：标书的制作、信息整理、商务和技术资料的更新与归档，都是影响投标结果的关键因素。我们要避免因前期准备工作不充分而失去投标资格。
详细资料归档内容：
书面资料：
1. 包括但不限于以下内容：建设工程项目报建表（附相关文件复印件）等。
2. 代理协议、招标方案、招标文件等。
3. 各种报表、汇总报告、中标通知书原件等。
4. 业主反馈表以及其他相关文件。
电子资料：
1. 同书面资料的电子版或扫描件，如代理协议、招标文件等。
2. 评标报告、业主反馈表的扫描件等。
注意事项及处理方式：
1. 委托代理协议：在招标文件出售前必须返回，否则将影响招标文件的盖章。
2. 其他书面资料：中标公示发布后应在规定时间内返回完整资料。
3. 电子资料管理：在寄送至总公司的前一天，必须将电子资料打包发送至招标综合部邮箱。
关于标书取回与保存：开标后，一般情况下标书不会返还。但在特殊情况下，如废标（且满足一定条件），标书可取回。请务必注意，根据《采购法》的相关规定，采购文件的保存期限为采购结束之日起至少十五年。所有投标文件在代理公司都会有存档，无论是否中标，正本应归档，副本则进行销毁处理。