甘特图(Gantt chart),又被称为横道图或条状图,以项目管理领域的先驱亨利·L.甘特先生的名字命名。这一工具在项目管理领域得到了广泛的应用。甘特图的核心思想简洁明了,通过图示的方式,以活动列表和时间刻度,生动地展现出任何特定项目的活动顺序及持续时间。其基础形式是一个线条图,其中横轴代表时间,纵轴代表活动(项目),线条则标示了计划与实际的活动完成情况。此图直观地展现了任务的计划开始与结束时间,以及实际进度与计划要求的对比,从而帮助管理者清晰地掌握任务的剩余工作及进度评估。
那么,如何利用Excel来制作项目管理甘特图呢?
首先需准备好数据源。
接下来是制作流程的概要:主要通过制作堆积条形图来实现,将起始日期和项目时间设定为两个系列。
具体步骤如下:
选定A1至C9的数据源,点击菜单中的“插入”,并选择堆积条形图进行绘制。
之后会得到一个图表。这时需要选中纵坐标轴(即左侧的活动项目),右键点击并选择“设置坐标轴格式”,勾选“逆序类别”以调整图形的方向。
随后,选择蓝色“起始日期”序列,同样右键点击并选择“设置数据系列格式”,将填充设为“无填充”,并选择“无线条”,即可得到调整后的图表。
关于横坐标的设置,需选中起始日期横坐标,右键选择“设置坐标轴格式”,调整最小值为项目的启动日期,最大值为项目的结束日期。这里的日期数值是以1900年1月1日为起点的天数。
以上就是甘特图在Excel中的制作方法。在实际工作中,我们可能需要制作动态甘特图。那么如何利用Excel制作动态的项目管理甘特图呢?同样首先需要准备好数据源。
在原始数据基础上,需添加辅助列“已完成”和“未完成”。在G2单元格中输入一个日期,如“2015/2/28”,代表当前日期。
E2单元格的公式设计是为了判断任务是否已完成。如果计划结束日期在今天之前,则返回C列的时间;若在今天之后,则判断任务是否已开始并部分完成。
F2单元格的公式则是用来判断任务是否还未开始或已部分完成。
图表的制作方法与之前相似,选择A、B、E、F列数据作为数据源,其余步骤与上述相同。
以下是关于数据区域重叠两次的条件格式设置说明:
6.1 数据
6.2 预期效果(假设当前日期为9月24日)
6.3 对于D3至X8的数据区域进行条件格式设置。
6.3.1 选择该区域后,通过条件格式的新建规则功能,使用公式确定需要设置格式的单元格。公式设计用于判断某一天是否位于项目的开始与结束日期之间,若是则设置单元格背景颜色。
6.3.2 再次新建规则,用于突出显示当前日期在整个项目进程中的位置。通过设置虚线边框和字体颜色来达到这一目的。
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