职务细解与协同工作之秘书与助理
在办公室的运营中，秘书与助理各自肩负着不同的职责。秘书通常负责处理办公室内务及日常杂务，但并不直接参与高层管理决策。而助理在总经理不在时，能够代为执行部分职责。
秘书的定义
秘书被定义为以全面处理信息和事务的方式，直接辅助领导者（或雇主）实施管理的专业人员。此定义可以从三个层面去理解：
1. 秘书工作的主要服务对象是内的领导者或高层管理者。
2. 秘书活动的主要方式是处理信息、文件以及日常事务。
3. 秘书工作的性质主要是辅助性，协助领导高效完成各项工作。
具体差异如下：
1. 秘书的职责更侧重于文职方面的事务，如撰写文件、处理信函等，与领导的沟通互动较多。
2. 而助理则更多地涉及行政方面的事务，如处理公司日常行政工作，在领导出差或时，有权决定和处理一些行政事务。
3. 在上传下达的沟通工作中，秘书负责传递信息，而助理同样具备此项功能，但在某些场合下可更灵活地直接处理相关事项。
秘书与助理的服务对象虽然都是内部的重要成员，但秘书主要服务于领导个体，而助理则更多地服务于整个公司或部门。
在职位层级上，助理位于部门经理之上、总经理之下，拥有一定的决策权。而秘书则主要承担文职工作及执行上级命令的职责。
秘书、助理与文员等职位虽然在广义上都可归为秘书类工作，但各自的工作侧重点有所不同。一般而言，秘书工作可分为四个层次：参与企业经营决策、协调关系、商务活动及秘书部门管理等高层工作；办公室管理、文件起草、信息收集等中层工作；接打电话、接待客人等基层工作；以及办公用品管理、安检、卫生等行政后勤的基层工作。
在大多数企业中，高层次的工作如决策协调等通常由办公室或其他高层管理者负责，不属于传统意义上的“秘书工作”。而基层的行政后勤工作虽然与秘书工作有关联，但更侧重于行政管理的范畴。秘书工作的核心主要集中在中层工作，包括文件管理、信息收集及与领导的日常沟通互动等。