品质管理文件管控规程
一、总纲
为确保品质部门所涉及的文档、资料及质量记录的保存、使用和管理更加规范化，特此制定本管控规程。
二、适用范畴
本规程详细规范了品质部在质量管理流程中各类文件、资料及质量记录的管理要求与方法。
三、术语释义
（一）文件
指公司下发至品质部或由品质部编制的各类文件，包括技术性文件及行政性文件。
（二）资料
除文件外的技术性资料，如各类仪器设备的操作指南、外部标准及参考数据等。
（三）质量记录
主要是关于质量体系运行及产品、原料质量相关的记录。
四、管理要求与措施
（一）文件与资料管理
1. 品质部负责文件的收发、保存及定期归档工作。
2. 应对文件和资料及时进行整理，进行科学编目、分类，并妥善存放。
3. 收发文件、资料时需详细登记，确保现场使用的文件、资料均为有效版本，作废文件需及时回收。
4. 借阅文件、资料需按照规定登记，并限定归还时间。
5. 复印或外传文件、资料需填写相关申请表，并经部门经理审批同意。
（二）质量记录管理
1. 各部门负责人需指定专人负责相关质量记录的收集、整理、编目、保存及年度归档工作。
2. 填写质量记录时，需保证内容准确、字迹清晰、签名完整，便于识别。
3. 质量记录应得到妥善保管，避免损坏或丢失。
4. 若外单位需查阅质量记录，需事先征得部门经理的同意。
五、附则
本规程由品质部起草并监督执行，经运营总监审批后自公布之日起正式实施。