在数据库管理系统（DBMS）中，数据的存取过程遵循一定的流程:
- 应用程序通过数据操纵语言（DML）向DBMS发出数据存取请求，如使用SELECT语句;
- DBMS会对这些请求进行语法检查，确认无误后还将核查语义及用户权限，这些信息均来源于数据字典（DD）；
- 完成检查后，DBMS会优化查询执行，将请求转换为一连串单独记录的存取操作序列；
- 接着，DBMS将执行这些存取操作序列；
- 在系统缓冲区中，DBMS会搜索记录，若找到则继续后续操作，若未找到则转入下一步；
- DBMS将根据存储模式决定从哪个文件以及以何种方式读取物理记录；
- 随后，根据读取结果，DBMS会向操作系统（OS）发出读取记录的指令；
- OS执行该指令，读取记录数据后，将数据传回给DBMS；
- 在OS的管控下，DBMS将读取的记录送入系统缓冲区，并根据查询命令和DD的内容导出用户所需的记录格式；
- 数据从系统缓冲区送至用户工作区后，DBMS会反馈执行状态信息（成功或失败）给应用程序；
- 应用程序则对工作区中的数据进行相应处理。
数据库采用文件方式存储数据，这些文件在逻辑上可视为记录序列，物理上则映射至磁盘块中。
当需要删除一条记录时，虽然传统方法是将后续记录移至删除记录位置进行填补，但这涉及大量记录的移动，效率较低。为此，DBMS常采用暂不移动删除记录的空间，留待后续插入操作复用此空间的方法。但仅做删除标记并不足够，因此需引入额外结构以管理这些空间。
在文件开始处，DBMS会预留一定数量的字节作为文件头。文件头中存储了关于文件的各种信息，并记录了第一条被删除的记录。随后被删除的记录会以链表形式进行记录，此链表即称为空闲链表。
存储记录的常用方法包括堆文件、顺序文件、多表文件、B+树文件以及散列文件等（后两者多用于索引记录）。记录在文件中并无固定位置，可随机存放，即文件中的记录是以堆积方式存在。
顺序文件是为高效处理按特定搜索码值顺序排列的记录而设计的。搜索码是某个属性或属性集合的值，它可能不是主码甚至是超码。为快速按搜索码值顺序获取记录，DBMS会通过指针将文件块逻辑上有序地连接起来。每个文件块的指针指向搜索码值顺序的下一个文件块。
虽然顺序文件对于某些特定查询非常有效，但在插入和删除记录时维护物理顺序却较为困难。对此，DBMS采取了以下改进措施：
- 删除操作时，DBMS同样会在文件中定位待删除记录所在的文件块。删除记录后，若文件块内剩余记录过少，可能会考虑将其他文件块的记录移至该文件块或反之。
在小型的数据库管理系统中，通常会将一个关系的所有定长记录存储在单个文件中，以便利用操作系统提供的文件系统功能并简化DBMS的设计。大型数据库管理系统可能不直接依赖操作系统进行文件管理，而是自行管理一个由操作系统分配的大文件。
多表文件是一种特殊的文件结构，它在一个文件块中存储了两个或多个关系的相关记录。这种结构将多个关系的元组（行）混合在一起进行存储，从而支持高效的连接运算。
举例来说：