活动接待流程及注意事项详解
一、预备工作筹备
1.接待申请办理：填写完整的接待申请表格，涵盖来访人数、姓名、所属单位及职务，携带礼品情况，预计到达和接待时间，以及接待的具体事由。
2.日程细致安排：对来访期间的各项活动进行详尽的时间安排。
3.相关人员确认：明确陪同参观、座谈及用餐的人员名单。
4.参观路线准备：提前与公室邓总沟通，确保办公室、茶水及开水的准备就绪。
5.会议布置及会务准备：设置欢迎或电子欢迎屏幕，确定并布置会议室；检查桌牌信息无误、纸张安装妥当；准备鲜花及宣传资料，包括内容、份数、演示PPT、演示电脑和投影仪。
还需关注行政服务细节，如会议中的茶水添置频次及责任人。
6.财务预算与结算：提交活动预算申请，领取资金；明确费用结算及记账的分工人员。
7.餐饮与住宿安排：确定用餐地点、订餐标准；实地考察包间及菜单；准备烟酒水等必需品；了解并准备用餐习惯；同时进行住宿预定，准备接送、房卡办理等相关事宜。
二、前期准备工作检查
1.设备与资料检查：检查演示电脑、投影仪等设备以及会场或会议室的布置、茶水等准备情况；确保餐厅提前做好准备。
2.签到与人员到位：安排签到流程，并确保工作人员准时到位。
3.资料分发与会议记录：明确资料份数、分发方式，指定会议记录人员。
三、接待进行时
1.礼仪接待与现场管理：安排礼仪人员，负责现场引导工作。
2.服务细节：明确茶水服务人员的添茶频率，现场引导、摄影、会议记录及麦克风传递等工作均有专人负责。
3.餐饮服务与车辆接送：检查会议与餐前准备衔接，清点人数后引导入座；确保餐中酒水补给、加菜添茶等服务到位；餐后进行结账，并安排好客人的迎送及车辆接送工作。
车辆管理：确保接送人员的车辆按时到位，记录车辆编号、到位及离开时间。
4.座位安排与宴会管理：确定主桌名单，摆放桌牌，引导人员就坐；宴会前进行桌签摆放、背景音乐播放等准备工作；宴会期间注意酒水添加，宴会结束后确保所有人员安全离场。
5.礼品发放与结账：妥善进行礼品分发工作，完成用餐及其他消费的结账。
四、收尾工作处理
1.退房与费用报销：办理退房手续，整理费用报销事宜。