工作推进的框架,主要由计划、执行、检查和修正四个步骤构成。其中,计划环节是工作启动的首要步骤,其重要性不言而喻。
正如哈罗德·孔茨所说:“计划工作如同桥梁,连接了我们当前的位置与未来的目标,有效克服重重难关。”此言意蕴深长,彰显了计划的核心作用。
古人有言,凡事预则立,不预则废。也就是说,科学而周密的规划是成功的关键。
每一年,每一天的开始都寄托着无限的期望和计划。预见到未来挑战并做好准备,就能避免措手不及。
预防胜于治疗,提前准备可以让我们有备无患。
提前防备可能的问题,这是智慧的体现。
深思熟虑方能免于短视之忧。由此可见,规划的必要性及其深远影响。
接下来让我们更深入地探讨计划的含义。
作为名词,计划是及其内部在未来一段时间内关于行动方向、内容和方式的具体安排文件。
作为动词,计划是为了达成管理者设定的目标,所进行的预先规划和行动安排。
而计划的内容则涵盖了5W1H的原则。
即:
“What”——要做的具体活动与内容。
“Why”——人员的合理安排及职责分配。
“Where”——工作实施的地点或空间布局。
“When”——时间安排及进度规划。
“How”——实施的方法、途径和工具的选择。
这一理念启示我们,在做任何工作时都应遵循5W1H的逻辑框架,这有助于我们条理化思路,避免盲目行动。
计划的分类方式多样,可按内容表现形式、时间跨度及性质进行划分。
比如战略计划和战术计划等不同类型,分别针对的长期和短期目标进行规划。
那么如何制定有效的计划呢?
首先必须明确目标和方案是计划制定过程中的两大基石。
一个好的计划应确保目标清晰可见、方案具体可行。我们将从以下几个方面展开详述:
(1)设定明确的工作目标。一个好的目标应当具有以下特点:)
其一,要有明确的结果导向。目标应具体指向最终的工作成果而非仅描述行动过程。
其二,目标应具备可衡量性。对结果的描述应尽可能具体并可使用数据来描述。
其三,目标应有适当的挑战性但同时也可达成。避免目标设置过低或过高。
其四,应有明确的完成时间以便于阶段性评估目标的达成情况。
其五,各分目标应与总目标保持相关性并在目标分解时注意各目标间的协调性。
(2)制定详细的工作方案。这包括:
建立有效的工作。一项工作往往不是由个人单独完成而是需要团队或部门的协作。因此需要明确结构、人员配置及各自职责。
设定清晰的推进日程包括工作项目、进度、完成时间和负责人等要素。可使用甘特图等形式进行直观展示以便于和监控。
明确工作流程并使用流程图进行呈现以便于理解和执行。
接着,制作关键任务的清单确保每项任务都有明确的责任人和完成时间。
拟定完整的预算以便于了解整个工作的投入产出情况并及时进行反馈和调整。
在计划的执行过程中还需定期目标的达成度并进行持续的对比、反思和改进以实现计划的最终目标。
现在我们来探讨一下计划工作的原理: