询价与比价，作为企业采购管理中的关键环节，对于成本控制和效率提升具有不可忽视的作用。
询比价采购，即采购方通过发布询价单给潜在的供应商，收集报价并进行对比，以选择最合适的供应商。这一过程在采购项目中，尤其是对于MRO类物料采购及价格调研等方面，显得尤为重要。
有效的询比价流程需遵循一系列步骤，包括明确采购需求、准备询价单、评估报价等，同时还要不断优化现有流程并解决常见问题。通过标准化和优化相关业务流程，可以显著提高采购效率，降低成本，并确保价格竞争力和合理性。
确定采购需求
需要明确采购物品或服务的具体规格、型号、数量、质量要求及交货期限等关键参数。制定采购预算以确保采购活动在预算范围内进行。
编制询价文件与寻找供应商
编制询价文件包括准备询价通知书和技术规格要求等，同时确定评价标准如价格、质量、交货期及售后服务权重的分配。通过多种渠道如市场调研、行业推荐、网络搜索等寻找潜在供应商，并进行初步筛选。
发送询价与接收报价
将询价通知书发送给选定的供应商，并确保其及时收到文件。可采用电子邮件、传真、邮寄或在线平台等方式发送询价文件。随后，收集并整理供应商的报价文件。
评审报价与确定供应商
成立评审小组，按照预先确定的评价标准对供应商的报价进行评审。可采用定量和定性分析相结合的方法，如打分法、比较法等。根据评审结果确定最优供应商，并进行商务谈判及合同签订。
合同执行与优化策略
合同签订后进入履约阶段，监督供应商按合同要求履约。对于询比价流程的优化，我们提出以下策略：
1. 标准化流程：通过系统固定采购业务流程的步骤和标准，减少人为因素带来的误差和不一致。如支出宝提供的SRM系统支持企业自定义调整寻源过程，科学梳理寻源阶段和元素任务等。
2. 供应商管理与准入：通过企业采购发布寻源信息，自动同步至以增加项目曝光率并扩大潜在供应商池。系统可预设供应商注册条件和准入任务，规范供应商准入流程并确保新供应商符合预期要求。
3. 报价评估与定标：预设报价模板，要求供应商按模板提供报价，并以最便于管理者判断的方式呈现数据。系统还支持度筛选定标数据与策略，提高定标效率。
4. 全程记录与追溯：平台自动记录整个询比价过程的细节，包括供应商信息、报价明细及审批记录等，既确保透明度也满足严格的凭证保存要求。