采购的评审环节至关重要,它是防范采购风险的关键所在。那么,采购代理机构应如何精细地进行评审现场管理呢?
在采购评审的舞台上,秩序与规范的维护是重中之重。
严格手机使用
评审活动需要高度的保密性,评审现场严禁使用手机等通讯设备。为确保这一规定的执行,采购代理机构需将所有参与评审人员的通讯设备进行封存,直至评审结束再交还本人,避免信息和不当交流。
筑牢保密之墙
评审活动的保密性不容忽视。所有资料在签署前都必须经过严格核对,确保无误。评审结束后,需确保评审专家离场时没有带走任何现场资料和记录,并对评审活动的所有细节进行严格保密。
严控入场人员,提示专家遵循回避制度
采购代理机构需对进入评审现场的人员进行严格控制,只允许授权人员如采购人代表、评审专家、监督人员等进入。当专家落座签到时,应及时公布相关名称,与供应商有利害关系的员工和专家应主动提出回避申请。
会前准备与专人负责
为保证评审工作的顺利进行,标前答疑会的召开显得尤为重要。项目组成员需进行明确的分工与协作,而评审现场则需专人负责,从接待专家、核验身份到宣读评审纪律及工作程序等各个环节均有专人把关。
多措并举强化现场管理
要优化评审场地,确保其宽敞明亮且配备必要设施,如电子评标系统和高清摄像机等。对评审专家进行严格的身份验证及专业能力的审核。要细化评审流程,制定明确的操作规范。安排专人对评标现场进行监督与管理,及时解决过程现的问题。要对评审结果进行严格的复核与,确保其准确性和公正性。
为增强评标过程的透明度和可追溯性,采购代理机构应对开标及评审现场活动进行全程录音录像。录制的影像需清晰可辨,声音清晰,并作为采购文件的一部分进行存档。