大家好，今天我们要解析两个在Excel中常见且常让人困惑的问题：如何通过颜色或批注来轻松统计数据。众所周知，很多用户喜欢使用颜色或批注为数据提供快速的信息参考，那么该如何对这些已标记的数据进行高效的统计呢？现在就来分享一种便捷的解决方法。
针对颜色统计数据的处理
处理根据颜色统计数据的情况，主要分为两大类：基于填充色的统计和基于字体颜色的统计。它们的操作步骤极为相似。这里我们以填充色统计为例来详细解释。比如，我们现在想统计橙色填充的数据区域。
步骤一：查找颜色
我们迅速按下【Ctrl+F】键，弹出查找窗口后点击【选项】。这时，界面的右上角会出现“格式”二字。点击“格式”旁边的下拉小三角，选择【从单元格选取格式】，此时鼠标会变成一个吸管的样子。只需点击想要统计的单元格颜色即可。在这里，我们点击橙色单元格后，左侧的“格式”处会显示橙色的预览字样，表示设置成功。点击【全部查找】，就能在下方找到所有橙色单元格了。
步骤二：定义名称
在完成“全部查找”后，不需要进行任何操作，直接按下【Ctrl+A】选中所有找到的数据。随后可关闭此界面。紧接着，我们点击【公式】功能组中的【定义名称】，在跳出的窗为名称设为【XX】后点击确定。这样，已选中的橙色单元格就被定义为【XX】这两个字母了。
步骤三：使用公式进行数据统计
定义的名称【XX】可以直接用于公式中。我们可以使用对应的函数进行数据求和、求平均值或计数等操作。例如，求和公式为：=SUM(XX)，平均值公式为：=ERAGE(XX)，计数公式为：=COUNTA(XX)。
批注的统计方法
在新版的Excel中，批注功能得到了增强，它可以实现直接回复功能，并会根据不同的批注插入人显示不同的颜色。而当我们要统计特定批注（如小明）的单元格时，操作与上述颜色统计类似。只需在Ctrl+F调出查找窗口后，输入要查找的内容（如小明），然后选择【选项】中的【查找范围】为【批注】，再点击【全部查找】即可找到所有相关批注的单元格。后续步骤与颜色统计类似，包括选择数据、定义名称和使用公式等。
此方法的优点在于操作简便快捷，不到一分钟即可完成。但需注意，当颜色或批注发生改变时，公式可能无法自动更新，需重新进行上述步骤。