在众多因素中，会议时间安排的不合理是一个常见的原因。具体来说，将会议安排在工作日的繁忙时段，使得上班族难以腾出时间参与。通知传达的不周到也是一个重要因素，比如仅仅依靠在小区公告栏通知的方式，可能使许多业主忽视了这一信息。
部分业主对业主的重要性认识不足，认为自己的投票权微不足道，这导致了参与积极性的缺乏。而当出席人数未能达到法定比例时，如未达到专有部分占建筑物总面积及业主人数一定比例的要求，这将直接影响到会议的决策效力及目的的实现。
在推选业主代表的过程中，也可能存在不规范的操作。部分代表并非通过广泛征求全体业主意见而产生，这无法真实反映广大业主的利益和诉求。
这样的业主代表在会议中所做的决策可能无法得到大多数业主的认同，从而引发业主间的矛盾，并在决策执行过程中遭遇重重困难。
由于不同业主有着各自的利益诉求，这在会议中也表现得尤为明显。例如，关于小区停车位改造的问题，有车业主与无车业主的利益取向不同，底层与高层的业主也各自关注着不同的方面。
这些激烈的利益冲突可能导致会议陷入无休止的争论，难以达成共识。若不能妥善处理，可能会加剧业主间的对立情绪，小区的和谐氛围。
平时，业主间缺乏有效的沟通平台，往往到了会议上才开始讨论问题，各执一词。部分业主在表达意见时过于情绪化，无法理性地听取他人观点，进一步加剧了沟通的困难。
这导致会议无法形成有效的决议，浪费时间和精力。长期如此，将使业主对业主的信心逐渐降低，参与积极性也会受到严重打击。
通知内容的不完善或通知时间的不合规也是问题所在。可能通知中未包含会议的关键信息，如时间、地点、议程和议题等详细说明。或者通知发布的时间不符合规定，未能给予业主足够的时间来准备和调整日程。
这可能导致业主因信息不充分而无法有效参与会议，或因未收到及时通知而错过会议，进而对会议的合法性和有效性产生质疑。
投票方式的选用也可能引发争议。例如，采用电子投票方式时，业主可能对系统的安全性和公正性产生疑虑。纸质投票过程中，选票设计的不清晰可能导致业主误解投票内容。
投票计票过程的不透明性也容易引发业主对投票结果的不信任，影响投票结果的公正性，从而使得会议决议的合法性受到质疑。
在会议过程中，对于议题的相关信息披露不充分也是一个问题。如在讨论小区维修使用时，未向业主充分公开维修的余额、收支明细及维修项目的预算等信息。
这使得业主对决策的合理性产生怀疑，可能在缺乏足够信息的情况下反对一些合理的提案，影响会议的顺利进行和小区事务的正常决策。
会议者在介绍议题或相关信息时使用了专业术语或复杂的句子结构，也可能导致业主产生误解。
这种情况下，业主可能会基于错误的理解进行投票或发表意见，从而导致会议决策出现偏差，无法达到预期的效果。