在机构、事业单位及企业环境中,月报表的制作流程、工具和方法因体系不同而有所差异。尤其在企业的各个体系中,如研发、安全、财务、质量等部门,均会涉及到月报表的制作。本文将详细介绍企业考勤月报表、财务月报表、统计月报表、质量月报表以及生产月报表的设计与制作。
月报表的制作途径多种多样,其中一种常见的方法是通过系统自动导出数据。另一种则是采用标准格式进行基层数据的汇总。第三种则是根据上级的要求,使用统一的模板进行填写。无论采用哪种方法,都必须保证报表的格式统一,并采用层级加密的方式便于数据的汇总。
在设计月报表时,我们应追求简洁性,同时确保必要的设置数据链接,以明确数据之间的关系。月报表的作用多样,因此需要根据不同的体系进行制表、审核、批准及存档。以EXCEL为例,考勤月报表的制作通常是根据智能化设备导出的数据,再进行相应的汇总和修订。
考勤数据的来源既包括基层的原始数据,也包括经过请假审批单审批后的数据。经过汇总后,再进入审批流程,完成签字存档。除了考勤月报表外,行政人事类月报表如绩效考核月报表、培训月报表等,通常作为计划报表的附表,内容更为丰富。
财务月报表的制作则更为复杂,包括资产负债表、利润表、现金流量表等多个方面。在制作过程中,需要整理凭证、计量数据,按照制度和会计准则进行确认分录和记账。或汇总成科目汇总表后,根据总账及科目汇总表编制财务报表。对于直接取数的报表,如资产和利润表,以及现金流量表和所有者权益变动表,需要重新整理数据。
整个制作过程需通过软件操作完成,并确保原始数据的链接。在汇总过程中,需平衡勾稽关系分析,并检查公式的变化。根据不同的层级、负责对象和工作统计汇报要求,上级将审核制作各类统计月报。统计月报分为对内和对外,以及不同层级和分管监管的汇报层级月报表。
总体而言,月报表的制作是根据生产、安全、投资在建项目、工程等不同角度进行的。各级统计月报表通常会统一下发模板或格式。特别是在智能信息系统推广后,对外的一般都会通过系统报送统计数据。企业层级的月报表也会根据行文格式统一模板,并通过系统汇总数据。
对于其他如安全月报表和质量月报表,一般都是文字配合表格的形式,通过图表分析对比前月的数据。不同单位制作的要求可能有所不同,有的简单,有的复杂,通常是根据上级领导的习惯和要求来定的。有的领导更喜欢看对比分析表,有的则要求月报表要有深入的分析,而有的则更关注月报表的直观性。