对于私人企业，老板通常会安排自己的信任团队成员负责采购工作，这其中的原因不言而喻。作为中小型私人企业的综合办公室负责人，我们深知诚信是采购专管人员的首要条件，这不仅是为了维护公司利益，也是为了避免潜在的法律纠纷。
本制度是专为规模在百人以下的中小企业制定，包含了目的、适用范围、办公用品明细、责任归属、管理内容、审批步骤、使用规范及附加条款等七个主要框架。其中，最为核心的是对办公用品的管理内容。
一、目的阐述
为使公司办公用品的采购、使用及保管更加规范化、制，从而提高综合办公室的工作效率，降低办公用品的消耗，节约成本，我们特别制定了此项管理制度。
该制度适用于公司内所有办公用品的采购、发放和使用管理。
二、适用范围界定
此制度适用于公司全体员工。
三、办公用品分类详述
1. 固定资产：如电脑、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等高价值办公设备。
2. 消耗品：包括笔记本、橡皮筋、固体胶、回形针等日常使用的小件物品。
3. 耐用消耗品：如文件夹、拉杆夹、框等使用周期较长的物品。
4. 办公耗材：如墨盒、硒鼓等打印耗材。
5. 其他物资包括宣传用品及节日礼品等。
四、职责分配
综合办公室负责统一管理办公用品的采购、发放、保管及日常使用监督等工作。各部门的办公用品需求需由部门负责人签字后提交审批。
五、制度内容详解
为达到高效的管理目标，我们设立了办公用品的定量库存制度。当部门提交采购申请后，若库存符合要求，即可立刻发放。我们还将定期集中采购以补充库存。
(一)办公用品的采购流程：
1. 各部门每月初提交《办公用品采购申请单》至综合办公室，需经部门负责人签字确认。
2. 采购专员根据各部门需求及库存情况制定采购计划，大额或高价值采购需经董事长审批。采购工作原则上每月8日前完成。
3. 采购人员需对所购产品的价格和质量负责，并确保每一项支出都有凭证。
4. 每次采购完成后，需将相关凭证提交财务部进行审批报销。
(二)办公用品的发放和使用管理：
1. 每月10日前，采购专员会根据需求发放办公用品。
2. 各部门领取时需填写“办公用品领用登记表”。
3. 若部门需领取非计划内的办公用品，需重新提交申请并经综合办公室负责人审批。
4. 对于非消耗性办公用品，如出现损坏或丢失，需以旧换新或重新申领时需说明原因。
(三)办公用品的保管及库存管理：
1. 库存的种类和数量需科学管理，确保供应及时且费用合理。
2. 管理员需对办公用品进行分类放置，便于查找和管理。
3. 定期对库存进行盘点，确保供应不断档并适时补充库存。
4. 岗位变动时，办公用品的库存情况作为移交资料之一。
六、审批程序明确：
我们制定了清晰的审批流程，包括固定资产采购审批、办公用品采购审批及其他物资的审批流程。每一步都需经相关负责人签字确认后方可执行。
七、办公用品的使用规范：
我们倡导节约使用办公设备及用品，精心维护以延长其使用寿命；不得私用或挪用办公设备及用品；出现故障时需按程序联系维修；充分发挥各种办公用品的效率；文件材料印制要科学计划和节约成本等。
八、附加条款：
综合办公室将定期统计并汇总《办公用品使用情况表》，此表将用于年终各部门的绩效考核参考之一。本制度的最终解释权归综合办公室所有，自公布之日起实施。同时附上相关附件供查阅和下载使用。如有需要请关注同名公众号并回复“191107”获取源文件下载方式。