在最近的一系列文章中，我已经就研发费用合规管理的话题展开了讨论。特别关注了如何预防研发费用加计扣除所带来的税务风险以及IPO研发费用合规管理所面临的风险，对此提出了一系列深入的思路与建议。从颁布的税务文件到IPO审核的规范标准，不难发现对于研发费用的精准核算要求非常高，尤其是在分摊至具体项目上时，通常需要将工时作为依据。
对于这一点，可以这样说：在现实的财务管理实践中，如何建立起一套完整的工时管理体系，已经成为财务人员必须面对并妥善解决的关键问题。
一、当前状况分析
当前，许多企业的财务团队在处理研发费用时，倾向于将特定研发人员的费用直接归入某个项目。对于那些一年内参与多个项目的公司来说，这种做法并不符合实际情况。由于研发人员的技术属性多样，如电子工程师、机械工程师等，他们往往在同一时间段内参与多个项目的研发工作，尤其是测试人员、辅助人员和研发负责人。
长期将研发人员固定于某个项目的研发费用分摊方式，既不切实际也不符合逻辑。这种做法极易受到税务和IPO审核专家的质疑。
二、工时管理体系的重要性
为了满足合规性的要求，避免相关的质疑，企业必须拥有完整的工表。这些报表能够为财务团队提供依据，使他们能够准确地将研发费用分摊到各个项目中。
三、工时管理办法的编制
应编写《工时管理办法》，内容包括工时填报的必要性、填报人员、填报方式、填报流程、数据汇总、考核机制、奖励和处罚规定等，确保工时管理体系的顺利运行。
四、选择合适的工时填报方式
根据我的经验，为科技企业进行研发费用管理的服务工作，工时填报的方式可以选择合适的软件系统或设计工时填报的表格。例如：
（1）使用第三时管理软件如《工时管家》，该软件具有工时填报、审核、报表汇总等功能，还可以进行薪酬成本分摊。
（2）在OA系统中增加工时填报功能。
（3）设计并使用EXCEL表格进行工时填报，设置共享文件以便团队共同完成。
五、具体操作流程
1. 研发部门作为工时填报的责任部门，要确保所提供的工时表的及时性和准确性。
2. 研发部门每月需向财务部门提供工时表，而门则需要提供工资表、社保公积细表，以便财务部门据此分摊人员薪酬费用和其他研发费用。
3. 工时表和工资表应经过审核审批手续，财务部门需留存这些资料作为费用分摊的原始凭证。