一
今日一早，法务同事向我反馈，公司内一名新员工携失联且已离司，我急忙赶往门欲查该员工资料，却发现其入职资料并不完整，且存在不实行为。
她理性地分析，这次事件很大程度上是由于门对新员工入职手续资料办理、背景调查的疏忽所导致，这也使得的追回变得遥不可及。
暂且不谈如何处理这类事件，今天我们就来详细探讨一下新员工入职资料办理的合规方法。
本文所提及的“入职资料”，并非我们常说的人事的全部，而是在企业人事资料管理中，作为人事的补充存在。
二
综合办公室（人力资源部）设立员工个人的目的，一是对员工信息有详细的掌握，增进公司与员工之间的相互了解；二是为了满足企业经营需要，方便后期查阅使用员工材料，有助于相关工作的顺利开展；三是为防范人事风险。
当有新员工加入时，大多数企业都会进行入职手续办理，但往往忽略了资料是否齐全、是否符合标准以及对个人资料是否进行了严格的审核。
01 员工个人资料须齐全
从企业经营的角度出发，经常用到的员工个人资料包括身份证、近期免冠照片、专业资格及职称等文件；从人事风险防控及紧急事件处理的角度出发，需要员工的学历学位证明、紧急联系人信息；从公司与员工相互了解的角度出发，需要员工的工作及求学经历等资料。
综合以上因素，齐备的员工个人资料应包括以下部分：
- 员工个人材料
- 员工登记表
如身份证复印件、户口本户主及本人页（复印至一张A4纸上），近期免冠照片多份，学历及学位或学生证原件、学历学位证明等。
此表格应包含新入职员工的所有基本信息，如入职时间、紧急联系人、现住地址、工作经历及主要家庭成员资料等。
02 个人资料需标准化
在资料的标准上，可以遵循“外用时的格式要求源头收集的标准”。例如，身份证使用时需为身份证正反面原始大小复印在一张A4纸上。实际操作中，有人为方便选择用手机拍照后打印存储。这种做法看似无碍，但随后使用时仍需重新索取。
我们必须杜绝资料源头收集不合规的情况。坚持标准虽然当前看来可能麻烦，但长远来看却是便捷之举。
03 个人资料需细致核查
核查内容主要包括：身份证照片与本人相似度比对、身份证号编码真伪查验、提供的《电子注册备案表》扫码核对、工作履历（含薪酬）电话核查、入职表中现住址精确填写至门牌号、紧急联系人电话核验以及本人承诺部分的签字和手印等。
对于企业而言，员工个人具有重要意义。作为直接管理部门，我们必须从专业高度出发，提前预防，不可到最后悔之无及。
关于个人资料细致科学的核查方法，我们将作为下次的主题进行探讨。
以上，祝好。
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