管理制度优化规范：公司原始记录管理指南
第一章 总则
第一条 为加强和规范公司原始记录管理，特制定本管理办法。
第二条 本办法所称原始记录管理是指对各类用于记录、登记、存储原始数据和信息的载体进行设计、审批、制作、分发、变更等的管理活动。
第二章 原始记录分类与设置
第 公司原始记录分为一级原始记录和二级原始记录。
一、一级原始记录为公司统一编号、管理使用的记录。编号规则为：（XX）X X X号，其中包含：
（具体格式及意义参照编号规则执行，包括系统简称、表格类别及批准年份等。）
二、二级原始记录为各部门内部使用的记录，由各部门自行编号管理。
第三章 原始记录管理原则与职责
第四条 原始记录管理应遵循实际出发、可追溯性、一致性等原则。
第五条 原始记录的管理职责划分明确，如XXX负责编号管理，AAA负责标准化等。
第四章 原始记录的审批与印制
第六条 原始记录的设置或更改由各业务部门根据业务需求提出，并自行设计图样。经必要性和可行性审核会签后，送交AAA进行标准化。通过后，由XXX进行编号并批准印制。
第五章 原始记录的使用与保管
第七条 各类原始记录必须由相应岗位人员按规定填写、签发和传递。要求完整、系统，与专业流程保持一致。
第八条 填写原始记录时必须实事求是，数据真实、准确、齐全，字迹工整、清晰，不得擅自涂改。
第六章 原始记录的调整与废止
第九条 公司一级在用原始记录需要调整或废止的，需按新设置原始记录审批程序申请批准。废止的原始记录应报XXX备案。
第七章 记录的保管与考核
第十条 各部门应妥善保管和使用好各自的原始记录。对于质量管理体系中的记录，需按《记录控制程序》执行。
第十一条 印刷所发生的费用由各部门承担，并由XXX进行考核。
第八章 违规处理
第十二条 对违反本管理办法的部门或个人，公司将按相关制度规定予以经济处罚。
第九章 附则
第十 本办法由XXX负责解释。
本管理办法自发布之日起执行。